FEEDBACK GEVEN? DAAR PRAAT IK EERST EVEN OVER!

Ik was onlangs in een organisatie waar ik een aantal mensen ’on the job’ coachte. Dit is een onderdeel van een ontwikkeltraject dat ik met ze doorloop. Tijdens de eerste trainingsdag bij ons in de werkstudio hebben we uitgebreid aandacht besteed aan het geven en ontvangen van constructieve feedback. Dat bleek nog niet zo gebruikelijk en eenvoudig voor ze te zijn.
Deze coachingsdag kwamen we er met elkaar op terug. Ze vertelden me een verhaal die ik je niet wil onthouden.

Op een gemiddelde werkdag namen een aantal personen bezit van een deel van de werkvloer van de mensen die ik coach; een aantal stoelen bij elkaar om met elkaar te vergaderen. Deze mensen vormen geen onderdeel van deze afdeling maar van een afdeling elders in het gebouw. Het is een organisatie die werkt met flexibele werkplekken dus dit is een fenomeen dat regelmatig voorkomt. Daarbij zijn de werkplekken als kantoortuin ingericht. Geen muren en deuren dus tussen de verschillende bureau’s en/of teams.

Niet lang na het starten van de vergadering komt een collega bij mijn coachees om zich te beklagen over de luidruchtigheid van de vergadering. ’Dit is toch belachelijk. Ze kunnen er toch wel rekening mee houden dat er hier meer mensen zitten die moeten werken’! Het blijft niet bij deze ene collega. Al snel en veelvuldig komen er ook andere collega’s langs met dezelfde klaagzang. Ook mijn coachees vinden de luidruchtigheid vervelend. Zij hebben echter mazzel want zij hebben een kantoor dat wel een deur heeft. De deur wordt dan ook snel gesloten.

Pas na zo’n 2 uur is er één collega die op het vergaderende stel afloopt om haar ongenoegens te uiten over de lange duur van de vergadering en het storende volume waarmee vergaderd werd. Direct volgen de excuses. Zij waren zich er niet bewust van dat ze al zo lang bezig waren en ook niet dat het te luid was. Ze pakten hun boeltje en verdwenen naar elders.

Saillant detail is dat een lange tijd van de vergadering werd gesproken over het disfunctioneren van een collega. Deze zou niet geschikt zijn voor zijn functie, vonden de betrokkenen. Dat werd in ieder geval gehoord door de collega’s die niet direct aan de vergadering deelnamen.

Wat ik uit dit verhaal kan concluderen is dat dit een voorbeeld is van samenwerken die ik bij veel organisaties bespeur. Iedereen praat met iedereen over een ander, behalve met de persoon zelf!
Want, pas na 2 uur heeft één collega de moed bij elkaar geraapt om er op af te stappen. Tot die tijd zijn de betreffende, vergaderende mensen al bij velen over de tong gegaan. De deursluitende coachees luisteren wel naar de gefrustreerde collega’s, storen zichzelf er ook aan maar gaan de confrontatie ook uit de weg. En het zou me niet verbazen dat de collega die tijdens de ’vergadering’ over de tong ging, de samenwerking met collega’s als vervelend ervaart maar niet weet waardoor dit komt.

Waarom zou iemand zijn gedrag aanpassen wanneer hij zich niet bewust is dat jij je eraan stoort? Heeft diegene niet het recht om te weten wat het effect van zijn gedrag op jou is?

Jeroen Woesthuis
Trainer en Coach
Act in Move

Druk, druk, druk

Druk, druk druk?

Op de vraag hoe het met iemand gaat is een veel gehoord antwoord: ’Goed. Druk, druk, druk hè’!

Het lijkt bijna een standaard reactie van steeds meer mensen. Druk met het werk, druk om de organisatie van het gezin bol te werken, met de eigen hobby’s, contacten in de privésfeer etc. Een aantal lijken zelfs trots te zijn op hun drukke bestaan, het stoer te vinden. Ze ontlenen er een soort van status aan.

Ondertussen zijn er meerderen die het niet meer kunnen bolwerken. Ze hebben een vol hoofd, piekeren, malen, slapen slecht, zijn ontzettend vermoeid, hebben onrust in (delen van) het lichaam, kampen met een slechte concentratie et cetera. Ook de productiviteit en de kwaliteit van het geleverde werk nemen af. Sommigen ontwikkelen zelfs angsten en vaak is er sprake van emotionele disbalans. De tranen vloeien sneller dan gewoonlijk of het bekende ’lontje’ wordt steeds korter.

Druk, druk, druk

Niet alleen de persoon zelf heeft er last van. Ook de collega’s, de partner en de kinderen. En als de hond niet snel genoeg luistert volgt er een ferme ruk aan de ketting.

Wat is voor jou de grens? Trek je die ook? Of blijf je doorgaan omdat je je zo verantwoordelijk voelt en het allemaal zo goed mogelijk wilt doen? Maar kan dat nog wel of laat je steken vallen? In hoeverre zien anderen dat het niet goed met je gaat en vragen ze ernaar?

Wanneer je de verbinding met jezelf verliest, verlies je ook de verbinding met de ander. Met je collega, je klant, je partner en/of je kinderen. Kom weer tot jezelf en doe de dingen die goed voor je zijn! Zorg bijvoorbeeld dat je weer ontspant, dat je op tijd naar bed gaat, praat weer eens met volle aandacht met de ander, ruim je hoofd op en haal bewust adem.

Kom weer tot jezelf en relax!

5 tips ter voorkoming van stress

Heb je nog zoveel zaken die je moet regelen of deadlines die je moet halen? Zowel privé als zakelijk? Je schiet gemakkelijk in de stress? Je bent zeker niet de enige! Hierbij 5 tips om stress te voorkomen.

Schermafbeelding 2016-04-26 om 11.13.39

Blijf gezond leven
Het stresshormoon cortisol zorgt ervoor dat je extra veel trek krijgt in zoet en vet eten. Zoet en vet eten zorgt er vervolgens voor dat je nog meer cortisol aanmaakt. Hierdoor ervaart je lichaam nóg meer stress. Een vicieuze cirkel die bij sommige mensen zelfs leidt tot ernstig overgewicht. Je kan de aanmaak van cortisol weer laten dalen door te zorgen voor voldoende lichaamsbeweging. Voldoende slaap zorgt er ook voor dat de cortisolspiegel binnen de grenzen blijft. Wanneer je teveel of te weinig slaapt levert dat dus stress op voor je lichaam.

Kijk goed naar de factoren die stress veroorzaken en herken de lichamelijke signalen
Kortdurende stress? Dat is geen probleem. Verschillende hormonen, waaronder cortisol, zorgen er juist voor dat je geheugen zelfs tijdelijk wat beter wordt. Cortisol helpt het lichaam om een prestatie te leveren. Het is toch mooi dat je denkprocessen op bepaalde momenten van stress juist beter gaan.
Wanneer de stress echter te lang duurt heeft cortisol een aantal nadelige effecten waaronder een hoge bloedsuikerspiegel, hoge bloeddruk en meer buikvet. Naast het feit dat langdurige stress vervelend is kan het dus ook gevaarlijk zijn. Belangrijk om te weten welke situaties en omstandigheden stress opleveren en hoe je hierop reageert. Welke signalen herken je? Vaak zie je dat de spanning zich concentreert in de nek- en schouderspieren en in de onderrug.

Zorg voor voldoende momenten van ontspanning
Herken je dat je tijdens een periode van langdurige stress sneller vatbaar bent voor bijvoorbeeld een griepje? De verlaagde weerstand is het gevolg van chronisch sterk verhoogde stresshormonen. Daarnaast vind afbraak van de spieren plaats en komt er vet voor terug.
Om langdurige stress te vermijden is het belangrijk om momenten van ontspanning in te bouwen. Dat je al langdurig last hebt van stress betekent dat je rustige momenten bewust moet inplannen. Het helpt je niet alleen om bij te komen maar ook om beter te presteren!

Timemanagement
Heb je een meterslange lijst met zaken die je nog moet doen? Kijk dan eens wat er nu werkelijk moet gebeuren. Het is een kwestie van prioriteren. Bekijk je lijst eens goed en bepaal voor jezelf wat er wèl belangrijk is en wat er van de lijst geschrapt kan worden. Zet het belangrijkste bovenaan de lijst en doe niet alles in één dag. Dat maakt het overzichtelijker en het voelt fijn wanneer je zaken kan afronden. Het gaat er niet om dat je harder werkt maar slimmer!

Look at the bright side
Ondanks het feit dat je natuurlijk niet je gehele ’to do-lijst’ in de prullenmand kan gooien kan je er wel anders naar kijken. Je zal meer plezier beleven aan het doen van dingen die je leuk vindt. Kijk je er tegenop of ga je het zien als een uitdaging? Het laatste zal de stress reduceren. En hoe fijn is het om iets gedaan te krijgen waarvan je dacht dat je het niet kan? Ben jij een ’droeftoeter’ of een ’prettetter’?

Presentatietips Deel 2: Tips voor de voorbereiding op de locatie

PresentatietipsIn deel 1 presentatietips heb je 10 tips gekregen met betrekking tot de voorbereiding van een succesvolle
presentatie. Deze voorbereiding vindt grotendeels thuis of op kantoor plaats. In dit deel, deel 2 krijg
je 8 tips om aan te denken wanneer je op de locatie bent waar je de presentatie geeft. Ik vind het
altijd prettig om volgens een lijstje alles te checken of het werkt, zichtbaar en hoorbaar is.
Niets is zo vervelend als je, ondanks een goede voorbereiding thuis, op de locatie komt en de indeling van de ruimte is niet zoals afgesproken. Of op de flip-over hangt niet voldoende papier.

8 Presentatietips

1. Leg op de avond voor de presentatie alles klaar wat je nodig hebt zoals laptop, beamer, flip-
over, stiften, tape etcetera. Een standaard uitrusting (in bijvoorbeeld een koffertje) is aan te
raden wanneer je vaker presenteert.

2.
Zorg dat je op tijd aanwezig bent. Het helpt je om rustig te kunnen reageren op onvoorziene
omstandigheden. Ik zorg dat ik minimaal 45 minuten vooraf aanwezig ben. Wanneer niet
alles volgens afspraak geregeld is heb je nog even om dit alsnog te (laten) regelen.

3.
Check of de apparatuur zoals beamer, digibord, whiteboard, flip-over en/of microfoon goed
werkt. Dat betekent dat je weet hoe je deze moet gebruiken en test of het werkt zoals je

4.
Raak vertrouwd met de ruimte. Kom vroeg, loop door de presentatieruimte en denk na over
het gebruik van een microfoon en visuele hulp.

5.
Schrijf alle tekst op het whiteboard of flip-over in zwarte of blauwe kleur. Rood en groen zijn
prima kleuren om mee te accentueren maar vallen snel weg.

6.
Is jouw handschrift ook achterin de ruimte te lezen?

7.
Zorg voor een glas water. Door spanning kan het zijn dat je een droge mond krijgt.

8. Wanneer jij op tijd klaar bent met de voorbereiding op de locatie geeft je dat een rustiger
gevoel en de tijd om je mentaal voor te bereiden.

Dit zijn zaken waar je aan moet denken op de locatie van de presentatie. Maar wat te doen met de
zenuwen die door je lichaam gieren? Daarvoor krijg je tips in het volgende blog.

Wil je graag op de hoogte gebracht worden wanneer het volgende blog beschikbaar is? Laat dan
hier je naam en e-mail adres achter en we houden je op de hoogte.

Omgaan

AGRESSIE Jij hebt de regie!

Agressie jij hebt de regie-1Personeel van de NS en buschauffeurs hebben last van agressieve reizigers, docenten hebben last van agressieve ouders, medewerkers van de gemeente van agressieve burgers, verpleegkundigen van agressieve patiënten etcetera etcetera. Agressie ten opzichte van professionele dienstverleners neemt alsmaar toe!

Heb jij als professional ook regelmatig te maken met mensen die zich agressief gedragen? Vindt jij het ook niet makkelijk om met dit gedrag om te gaan? Begon jij erna ook zo te trillen?

Dat snap ik maar al te goed! Ik heb agressie en geweld in mijn werk als voormalig psychiatrisch verpleegkundige en als sociotherapeut in een TBS kliniek vaak meegemaakt. Pas op het einde van mijn carrière als sociotherapeut kwam ik in aanraking met de juiste kennis om beter om te gaan met agressie. Ik kreeg zicht op de invloed die ik zelf heb op het verloop van zo’n situatie. Had ik dat maar eerder geweten, want dat had meerdere conflicten uit het verleden kunnen voorkomen.

Jij hebt toch ook gedrag wat op je allergie zit! Ik ook. Wanneer anderen dat gedrag vertonen gaan de nekharen recht overeind. Dan stijgt jouw spanning. Het vervelende is dat je dan een aantal dingen doet waarvan je je niet bewust bent en die er juist voor zorgen dat je eigen spanning gaat stijgen. Dat is niet prettig want naarmate de tijd vordert verlies je steeds meer de controle over jezelf en daarmee ook over de situatie.

Maar hoe houd je dan de controle over jezelf? Wat we als mens vergeten om te doen wanneer iemand zich agressief uit (en daardoor de spanning stijgt) is ademhalen. In eerste instantie stokt de ademhaling en wanneer de ademhaling weer op gang komt ademen we snel, kort en hoog. En dat terwijl onze hersenen juist zuurstof nodig hebben om goed te kunnen blijven denken, het koppie erbij te blijven houden. Door onder andere goed te blijven doorademen bij stijgende spanning behoud je meer controle over jezelf en daarmee meer controle over de situatie!

Door jouw ademhaling wordt het gedrag van de ander nog niet direct beter. Er is meer nodig om de agressie van de ander te hanteren.

Er zijn twee verschillende vormen van agressie die te beïnvloeden zijn: instrumentele agressie en frustratieagressie. Bij de instrumentele agressie gebruikt de agressor zijn gedrag om iets bij jou te bereiken. Dat kan op verschillende manieren. De agressor kan je ompraten, verleiden tot, bang maken of zelfs bedreigen. Dit gebeurt vaak op een subtiele manier waarbij je wel de kriebels voelt maar niet zo makkelijk kan duiden wat de ander nu precies doet waardoor jij die kriebels krijgt. Het belangrijkste hierbij is dat de agressor zich op jou persoonlijk richt. Daarmee gaat de agressor over de grens. De kern van de omgang met dit gedrag ligt in het aangeven dat de ander hiermee jouw grens heeft overschreden en dat je dat niet zal accepteren. Niet gemakkelijk om te doen maar in de meeste gevallen zeer effectief om het gedrag te stoppen.

Bij frustratieagressie (ook wel emotionele agressie genoemd) gaat het om mensen die bijvoorbeeld erg geïrriteerd, verdrietig of boos zijn. De figuurlijke emmer zit al vol en dan is de tegenslag die ze nu ervaren de druppel die de emmer doet overlopen. De wijze waarop de frustratie wordt geuit kan nogal heftig overkomen. Iemand kan namelijk compleet ‘uit z’n plaat’ gaan. Het lijkt wellicht dat de agressie zich op jou richt. Wanneer je goed luistert naar wat de ander zegt dan zal je concluderen dat deze klaagt over zijn eigen situatie of kritiek heeft op de organisatie waarvoor je werkt. Luisteren en begrip tonen voor de situatie van de ander zijn twee van de belangrijkste elementen in het omgaan met dit gedrag.

De situatie uit de hand laten lopen en de schuld bij de ander leggen is makkelijk. Daar waar een conflict is tussen 2 mensen hebben beiden hierin hun aandeel. De uitdaging voor de professional zit ’m in het de-escaleren van de situatie door bewust, professioneel gedrag in te zetten zodat je het lont van het kruidvat niet aansteekt maar het lont er juist uit trekt.

De agressor kunnen we niet trainen. Wel de professionele dienstverlener waarvan wordt verwacht dat deze op een professionele wijze kan omgaan met agressie!

Wil jij de regie?

Presentatietips

Presentatietips Deel 1: 10 Tips voor de voorbereiding

Exit IconOf je nu jouw plan van aanpak voor een probleem wilt presenteren aan je leidinggevende of gevraagd bent om een zaal vol mensen te vertellen over jouw deskundigheidsgebied; je wilt een boeiende en levendige presentatie houden die een blijvend positieve indruk maakt op de ander!

Dat is niet voor iedereen een eitje. Sterker nog, door velen wordt dit ervaren als een regelrechte ramp. Wie ben ik nu om dit te vertellen’, ’wat is er nu zo interessant aan mijn verhaal’ en ’hier zit toch niemand op te wachten’ zijn verschillende gedachten die je kunnen overmannen.

Ik weet nog goed hoe ik heel enthousiast „Leuk. Ga ik doen.” zei toen me gevraagd werd om een presentatie te geven. Ik weet ook nog heel goed hoeveel spijt ik had nadat ik zo enthousiast had gereageerd en ik me besefte wat dat betekende. Een zaal vol met mensen? Alleen al bij die gedachte kreeg ik klamme handen, hartkloppingen en brak het zweet me uit. Ik deed het bijna in m’n broek!

Geen nood. Als ik het kan dan kan jij het ook. Presenteren kun je leren en het is ook nog eens heel leuk! Veel zaken heb ik zelf moeten uitvinden en ervaren. Met veel plezier heb ik dat gedaan. Daarom wil ik graag mijn kennis hierover met je delen door middel van dit blog, maar er zullen nog meer blogs volgen over onder andere:

• de voorbereiding op de locatie

• je eigen spanning herkennen en controleren en

• creativiteit en humor in de uitvoering van jouw presentatie

Alles begint natuurlijk met de juiste voorbereiding!

Presentatietips voor de voorbereiding

1. Zie het als een uitdaging in plaats van een berg die je moet bedwingen

2. Begin op tijd! Niets is zo vervelend als onder hoge druk een presentatie voorbereiden wanneer je hier nog niet zo goed in bent.

3. Werk de voorbereiding uit in een ruimte waarin je ongestoord kan werken. Na een afleiding kost het je 15 à 20 minuten om weer volledig gefocust te zijn.

4. Schrijf je presentatie uit. Het geeft je houvast en geeft de mogelijkheid om het telkens beter te maken nadat je het hebt nagelezen.

5. Ken je publiek. Weet wie jouw publiek is en kom er achter welke informatie voor hen van belang is. Uitvoerend personeel heeft behoefte aan heel andere informatie en benadering dan een managementteam. Spreek de taal van de ander. Vertaal jouw boodschap naar de (beroeps-)praktijk van je publiek.

6. Zorg voor een goede opbouw van hetgeen je wilt presenteren. Waarmee wil je beginnen en waar wil je naar toe? Je hebt een boodschap voor je publiek en in de opbouw van je presentatie leidt je jouw publiek daar naar toe.

7. Start de presentatie met het stellen van 3 open vragen waarop je in de presentatie antwoord geeft. Hiermee activeer je je publiek daar naar toe.

8. Oefen je presentatie voor de spiegel of een bekende en neem de tijd op. Heb je je aan de tijd gehouden? Vraag om feedback met betrekking tot de inhoud en de wijze waarop je de presentatie hebt vorm gegeven.

9. Maak een samenvatting en leer deze uit je hoofd. Wanneer je de hoofdpunten volledig kent en je raakt de draad van je verhaal kwijt dan heb je altijd ankers waarop je weer verder kan. Je kent immers de rode draad.

10. Blijf jezelf! Zet een presentatie in elkaar die recht doet aan jou als persoon. Dat betekent dat het een presentatie is waarmee jij je volledig kunt verbinden. Natuurlijk stem je de presentatie af op je publiek maar hoe authentieker jij jouw presentatie schrijft en brengt, hoe meer het bij jou gaat leven. En wanneer je publiek dat ziet en voelt zal het jouw boodschap veel beter in zich opnemen!

Vragen? Neem vrijblijvend contact op

 

Omgaan met agressie

Er niet over willen praten en toch van dat nare gevoel af?

Enkele maanden geleden kreeg een cliënt van ons een telefoontje van zijn werk. Hem werd
gevraagd om zo snel mogelijk te komen. Er was weer een bedrijfsongeval gebeurt met dodelijke
afloop.

Dat incident gebeurde 9 maanden na een vorig ongeval waarbij de betrokken medewerker dit ook
niet had overleefd. Binnen 9 maanden 2 werknemers verliezen…..

Bij het eerste ongeval was onze cliënt niet rechtstreeks betrokken. Hij was niet de direct
leidinggevende van het slachtoffer. Maar door alle verhalen, de emoties van de direct betrokkenen
en het zien van de plaats van het ongeval kreeg hij desondanks last van vervelende gevoelens, angstbeelden en nare gedachten. Alleen al de gedachte dat hij langs de betreffende machine moest gaan lopen deed de spanning stijgen. Wat zou hij aantreffen? Straks gaat het weer mis? Welke medewerker staat er nu bij de machine? Allemaal paniekgedachten.

02B44724

Na verschillende gesprekken en het verloop van de tijd dacht hij het wel te hebben verwerkt.
Langzamerhand was de routine in het werk weer teruggekeerd, er werden striktere
veiligheidsmaatregelen genomen, de toegang tot de machine werd minder makkelijk etc. En de tijd heelt alle wonden, niet waar!

Tot dus het moment, 9 maanden later, waarop hij door z’n werk werd gebeld dat er wederom een
dodelijk ongeval had plaats gevonden. Onze cliënt is een man die snel kan schakelen en zich
dienstbaar opstelt ten opzichte van zijn medewerkers. Alle steun die hij kon geven heeft hij
gegeven. Hij heeft ze opgevangen en ze een schouder gegeven om op uit te huilen. Het is toch
ook verschrikkelijk om je collega zo te zien overlijden. Je zal het maar meemaken!

Maar waar kon onze cliënt zelf naar toe om de situaties van 9 maanden terug en nu te verwerken? Hij had herbelevingen en alles waarvan hij dacht het wel verwerkt te hebben, kwam gelijk weer naar boven. Het was dus wel ver weggestopt maar niet echt weg. Dat is de reden dat ik hem vroeg of ik hem mocht helpen met de MatriXmethode Coaching. Omdat de herinneringenvervelende gedachtes en de nare beelden maar bleven komen en hij vreselijke last had van al die emoties die bezit van hem namen.

Coaching via de MatriXmethode helpt bij het verwerkingsproces na een traumatische gebeurtenis. Samen met de persoon in kwestie wordt de strategie van de beleving van dat ene fragment van die ene situatie ontdekt en geneutraliseerd. Een situatie in het verleden met zijn fragmenten heeft ooit echt plaatsgevonden. Maar die zijn geweest en daar kunnen we niets meer aan veranderen. Alleen de beleving in het nu, van die situatie in het verleden, kunnen we veranderen. De kracht wordt eruit gehaald door de persoon zelf, en de meest nare beleving in het nu word geneutraliseerd. De persoon is in staat om te gaan met de traumatische gebeurtenis en het niet meer als belemmering te ervaren.

De review die onze cliënt na slechts 1 consult schreef:
Geweldige coaching met dito resultaat.
Door de Matrix Coaching van Jeroen heb ik dingen een plaats kunnen geven. De Matrix Coaching is werkelijk een aanrader met een verbluffend resultaat. Het heeft mij nieuwe energie en inzichten gegeven.

Voordelen van de MatriXmethode Coaching:
• je hoeft niet meer het hele verhaal te doen
• geen herbeleving meer
• op eigen wijze je kracht, potentieel en kwaliteiten benutten om een probleem op te lossen
• de coach leidt je door jouw proces
• merkbaar resultaat al na één sessie
• effectieve en blijvende oplossing
geen 10, 20 of 30 behandelingen maar lekkere praktische trajecten van 1 tot 3 consulten!

Overtuigd en een afspraak maken of wil je graag meer informatie?

Neem direct contact op voor een afspraak